Det papperslösa kontoret har det talats om sedan 70-talet och idag är det knappast någon som använder uttrycket annat än i ironisk mening. Den tekniska utvecklingen som skulle möjliggöra det pappersfria kontoret ledde i själva verket till billigare skrivare och kopieringsapparater som bara ökade pappersmängden. Först nu har verkligheten börjat hinna ikapp visionen.

Först när en tidningsfotograf och ett tv-team förevigat de tomma hyllorna i ett arbetsrum jag hade fram tills nyligen insåg jag att jag hunnit ikapp visionen. Företaget där jag hade mitt arbetsrum utrustade varje kvadratmeter med väggyta i varje rum med hyllor och det enda jag hade att fylla dem med var en bärbar dator och två mappar.

fax och post försvinner

Fram till 1993 var e-post den viktigaste delen av Internet. E-post gjorde det möjligt att enkelt skicka såväl korta meddelanden som långa texter praktiskt taget gratis och på några sekunder till andra sida jorden. Tröskeln att sända ett meddelande hade sjunkit lägre än någonsin tidigare och revolutionerade vårt sätt att kommunicera även om vi kanske inte märkte det omedelbart. Medan jag skrev den här artikeln växlade jag några ord med en bekant som studerar i Kanada som jag fick syn på när hon loggade in på universitets dator där. Idag är denna kommunikationsmöjlighet inget att tala om men för tio år sedan var det en avlägsen fantasi.

Till en början användes e-post långt för att skicka meddelanden som kanske aldrig ens skulle ha skrivits ifall e-post inte funnits. Så småningom har e-post också börjat användas för att förmedla sådant som hittills förmedlats per traditionell post och fax. Inom företag är det idag vanligt att mötesprotokoll och nu sänds som e-post. Det är enkelt att sätta upp postningslistor för e-post och de ekonomiska inbesparingarna kan vara enorma. Nu är människor dessutom så vana vid e-post att de inte börjar med att skriva ut texten på papper, utan läser det från skärmen och sparar texten i datorn om den behöver sparas.

En av de senaste stegen mot det pappersfria kontoret är fax som förmedlas som e-post. Till och med här i Åbo finns det nu ett företag som för 20 mk i månaden erbjuder dig ett eget telefonnummer men alla fax som sänds till det numret omvandlas till e-post åt dig på några sekunder. Var får du hyra en telefonlinje och faxapparat för 20 mk i månaden?

Om några år kommer inte den här servicen heller att behövas för faxen håller på att gå samma öde till mötes som telexen gick. Traditionell post igen har länge krympt i betydelse och idag lever postbolagen inte längre på brev utan på att förmedla paket.

Uppslagsverk trycks knappt mer

Hört talas om någon som köpt ett uppslagsverk på papper senaste tiden? Knappast. Försäljningen av tryckta uppslagsverk har marginaliserats på ett par år samtidigt som försäljningen av uppslagsverk på cd-rom exploderat. Utvecklingen beskrivs väl med legendariska Encyclopedia Britannica. Uppslagsverket som tidigare kostade som en personbil och betraktades som en investering för livet säljs idag på cd för ett par tusen mark och du kan prenumerera på uppdateringar så att den aldrig är mer än en vecka från att vara up-to-date… Om några år kommer det knappast längre att över huvud taget tryckas uppslagsverk.

All slags registeraktig information som tidigare trycktes på papper flyttas i rask takt över till cd. Texter som kräver tusentals sidor med papper kan lagras på en liten cd och användaren kan söka igenom alla texterna med sökort på någon sekund. Kostnaderna sjunker dramatiskt och informationen blir i mycket enklare att hantera.

Egenltligen är det bara skönlitteratur som fortfarande har en stark ställning men också här är vi på väg mot digitala lösningar. De som av emotionella orsaker vill ha böcker på papper påminner om de musiklyssnare som av emotionella orsaker höll fast vid LPn och inte gick över till CD. Idag tillverkas det fortfarande LP-spelare i små mängder och en och annan specialaffär importerar och säljer musik på vinyl. Det kommer att gå på samma sätt med böcker på papper. Själv sitter jag och skriver detta intill en ihopmonterad bokhylla som inte längre fyller någon funktion i det papperslösa samhället. I en liten bokhylla som jag behållit har jag sparat en hyllmeter med böcker som är avsedda att imponera på gäster. I övrigt har jag gett efter för det funktionella.

Webben

Webben, www, utvecklades av forskare vid partikelaccelleratorlaboratoriet i Cern för att göra det möjligt att presentera dokument via datornät. Idag används webben i mycket större utsträckning än uppfinnarna någonsin kunnat tänka sig, men grundprincipen är den samma.

Själv hade jag fram till nyligen tre hyllmetrar med datortidskrifter som jag ibland mödosamt sökte upp gamla artiklar bland. Idag har jag gjort mig av med nästan allt och sparar bara det allra senaste numret av tidningarna. Som prenumerant kommer jag in på en utgivares arkiv via webben och kan söka igenom alla gamla artiklar med sökord. På några sekunder får jag fram artikeln jag sökte på skärmen komplett med bilder och layout. En annan utgivare samlade alla texter från alla nummer de senaste fem åren på en cd och sålde den åt prenumeranter för under hundra mark. Ett fynd för mig som spenderat otaliga timmer med att söka bland dammiga gamla nummer. Vi är nu inne i ett brytningsskede då helt vanliga företag börjat planera att bygga ett "internt Internet", ett intranet. Jag känner till få företag som redan har ett fungerande intranet och få som inte planerar ett men många som just skall börja bygga ett.

Största problemet med att skicka ut exempelvis protokoll per e-post åt anställda är att de flesta raderar dem när de läst dem, eller kanske rentav före, utan att arkivera dem. Genom att lägga upp allt dylikt på en intern webbserver är dokumenten ständigt åtkomliga för de som behöver dokumenten från närmaste PC utan att någon själv behöver fundera på arkivering. Med tiden blir en sådan webbserver dessutom ett lättåtkomligt arkiv. Några små hårdskivor kan rymma lika mycket som skulle ha krävt stora rum tidigare och alla information kan kopieras över till en annan server regelbundet så att inget går förlorat även om företaget brinner ner till grunden.

Det var sådant här www uppfanns för.

Carl-Magnus Dumell